巧用WPS下拉菜单快速录入数据的方法介绍

在使用WPS表格的过程中，经常需要录入大量的数据。如果每个数据都通过键盘来输入，不仅浪费时间还浪费精力。利用WPS表格的数据有效性功能，可以快速、准确地输入数据。例如教师希望按学生的考试成绩划分为四个等级：优秀、良好、合格、不合格，输入过程中会重复的输入这几个等级，如果把几个等级名称集合到一个下拉菜单中进行选择，那会大大简化操作，并节约时间。
在WPS 表格中新增加了“数据有效性”功能，通过以下两种方法都可以实现这一需求：
方法一：通过手动输入数据源的方式制做下拉菜单;
方法二：通过引用数据区域的方式制做下拉菜单。
直接输入法
步骤1：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据|有效性”菜单项，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，按“允许”右侧的下拉按钮，在列表中选择“序列”选项，如图 1所示：
图1 数据有效性区域的选择
步骤2：在“来源”方框中输入序列的各等级名称(如：优秀,良好,合格,不合格等)，各等级之间以半角逗号进行分隔，选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框，如图 2所示。
图2 有效性数据的输入
步骤3：，最后单击“确定”按钮，回到工作表中，点击“等级”列的任何一个单元格，都会在右边显示一个下拉箭头，点击它就会出现下拉列菜单，如图3所示。
图3 下拉菜单的选择
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选择其中的一个选项，相应的等级名称就输入到单元格中了，显得非常方便，而且输入准确不易出错。当鼠标单击其它任一单元格时，这个单元格的下拉箭头就消失，不影响操作界面。
区域引用法
步骤1：首先在$D$1：$D$4区域中分别输入优秀,良好,合格,不合格.如图 4所示：
图4 下拉菜单数据的输入
步骤2：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据|有效性”菜单项，在对话框的“设置”选项卡下，在“允许”列表中选择“序列”选项，点击“来源”编辑栏，使用鼠标选中序列区域D1：D4，回到“数据有效性”对话框。如图 5所示。
图5 下拉菜单数据源的选择
步骤3：点击“确定”按钮保存设置。最终的下拉菜单效果如图6所示。
图6 下拉菜单数据的选择
小结：
1、WPS表格新增的“数据|有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能，用户可以通过“直接输入法”和“区域引用法”来进行制作。
2、在“备选项”内容比较少的时候，通常使用“直接输入法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单，当单元格被复制到其他工作表中，仍然有效。
3、在“备选项”内容较多，或者内容经常变动的情况下，通常使用“区域引用法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单，当单元格复制到其他工作表时，必须使用“定义名称”的方法来重新设置。
另外，如果用户使用“函数公式定义的名称”来制作下拉菜单，公式结果必须是单元格引用，否则无法正常使用。
适用范围:
适用于WPS Office 2005(751)以上版本。